¿Qué es un “documento”?

Original source: Escuela de Sistemas y Gestión de la Información Michael K. Buckland
Universidad de California, Berkeley, CA 94720-4600

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Resumen : Normalmente la palabra “documento” denota un registro textual. Los intentos cada vez más sofisticados de proporcionar acceso a la cantidad cada vez mayor de documentos disponibles plantearon dudas sobre qué debería considerarse un “documento”. La respuesta es importante para cualquier definición del alcance de las Ciencias de la Información. Paul Otlet y otros desarrollaron una visión funcional del “documento” y discutieron si, por ejemplo, la escultura, los objetos de museo y los animales vivos podrían considerarse “documentos”. Suzanne Briet equiparó “documento” con evidencia física organizada. Estas ideas parecen parecerse a las nociones de “cultura material” en la antropología cultural y de “objeto-como-signo” en la semiótica. Otros, especialmente en Estados Unidos (por ejemplo, Jesse Shera y Louis Shores) adoptaron una visión más estrecha. La nueva tecnología digital renueva viejas preguntas y también viejas confusiones entre medio, mensaje y significado.

Introducción

¿Qué es un documento? ¿Qué no podría ser un documento? Normalmente, los sistemas de almacenamiento y recuperación de información se han ocupado de texto y registros similares a texto (por ejemplo, nombres, números y códigos alfanuméricos). El interés actual por el “multimedia” nos recuerda que no todos los fenómenos de interés en la ciencia de la información son textuales o similares a un texto. Es posible que necesitemos abordar cualquier fenómeno que alguien desee observar: eventos, procesos, imágenes y objetos, así como textos.

Este artículo reconstruye y comenta el desarrollo del pensamiento sobre este tema con énfasis en las ideas de los documentalistas de Europa continental en la primera mitad de este siglo. Si “documentación” (un término que incluía sistemas de almacenamiento y recuperación de información) es lo que se hace con los documentos, ¿hasta dónde se podría llevar el significado de “documento” y cuáles eran los límites de “documentación”? El trabajo de pioneros europeos como Paul Otlet y Suzanne Briet ha recibido renovada atención en los últimos años y se ha relacionado con la discusión de formas físicas de “información” (por ejemplo, “información como cosa” (Buckland 1991a, 1991b)). Estas cuestiones son importantes porque los sistemas de información mecánicos sólo pueden funcionar con representaciones físicas de “información”. Estos antecedentes son relevantes para la clarificación de la naturaleza y alcance de los sistemas de información.

Del documento a la “documentación”

A finales del siglo XIX había una creciente preocupación por el rápido aumento del número de publicaciones, especialmente de literatura científica y técnica. La eficacia continua en la creación, difusión y utilización del conocimiento registrado se consideró como una necesidad de nuevas técnicas para gestionar la creciente literatura.

La “gestión” que se necesitaba tenía varios aspectos. Se necesitaban técnicas eficientes y fiables para recopilar, preservar, organizar (disponer), representar (describir), seleccionar (recuperar), reproducir (copiar) y difundir documentos. El término tradicional para esta actividad era “bibliografía”. Sin embargo, la “bibliografía” no era enteramente satisfactoria por dos razones: i) se consideraba que se necesitaba algo más que la “bibliografía” tradicional, por ejemplo técnicas para reproducir documentos; y (ii) “Bibliografía” también tenía otros significados bien establecidos, especialmente bibliografía histórica (o analítica) que se ocupa de las técnicas tradicionales de producción de libros.

A principios del siglo XX, en Europa se adoptó cada vez más la palabra “documentación” en lugar de “bibliografía” para denotar el conjunto de técnicas necesarias para gestionar esta explosión de documentos. Woledge (1983) proporciona una descripción detallada de la evolución del uso de “documentación” y palabras relacionadas en inglés, francés y alemán. Aproximadamente a partir de 1920, “documentación” fue cada vez más aceptado como un término general que abarcaba la bibliografía, los servicios de información académica (“wissenschaftliche Aufklärung (Auskunft)”), la gestión de registros y el trabajo de archivo. (Donker Duyvis 1959. Véase también Björkbom 1959; Godet 1938).

Existen numerosos escritos sobre la definición, alcance y naturaleza de “documentación”, muchos de ellos relacionados con las relaciones entre documentación, bibliografía y biblioteconomía. Desafortunadamente, gran parte de esta literatura, como gran parte de la discusión posterior sobre ciencias de la información y biblioteconomía, se ve socavada por los intentos de los autores de crear o amplificar distinciones donde las diferencias no son realmente fundamentales sino, más bien, una cuestión de énfasis.

Loosjes (1962, pp. 1-8) explicó la documentación en términos históricos: El acceso sistemático a los textos escritos, escribió, se volvió más difícil después de que la invención de la imprenta dio lugar a la proliferación de textos; los académicos se vieron cada vez más obligados a delegar tareas en especialistas; reunir y mantener colecciones era el campo de la biblioteconomía; la bibliografía se ocupaba de las descripciones de los documentos; la tarea delegada de crear acceso para los académicos a los contenidos temáticos de los documentos, especialmente a partes de documentos impresos y sin limitación a colecciones particulares, era la documentación.

Aproximadamente a partir de 1950, terminología más elaborada, como “ciencia de la información”, “almacenamiento y recuperación de información” y “gestión de la información”, reemplazó cada vez más a la palabra “documentación”.

De la documentación a “documento”

Los problemas creados por el aumento de los documentos impresos llevaron al desarrollo de las técnicas de documentación. Sin embargo, el auge de la documentación condujo, a su vez, a una cuestión nueva e intrigante que recibió poca atención directa entonces o desde entonces.

La documentación fue un conjunto de técnicas desarrolladas para gestionar documentos significativos (o potencialmente significativos), es decir, en la práctica, textos impresos. Pero no había (ni hay) ninguna razón teórica por la que la documentación debería limitarse a textos , y mucho menos a textos impresos . Hay muchos otros tipos de objetos significativos además de los textos impresos. Y si la documentación puede tratar con textos que no están impresos, ¿no podría tratar también con documentos que no son textos en absoluto? ¿Hasta qué punto se podría aplicar la documentación? Dicho de otra manera, si el término “documento” se utilizara en un sentido especializado como término técnico para denotar los objetos a los que podrían aplicarse las técnicas de documentación, ¿hasta qué punto podría ampliarse el alcance de la documentación? ¿Qué podría (o no) ser un documento? Sin embargo, la pregunta rara vez se formuló en estos términos.

Una de las primeras novedades fue ampliar la noción de documento más allá de los textos escritos, un uso que se encuentra en los principales diccionarios de inglés y francés. (Para antecedentes históricos sobre “documento” ver también Sagredo Fernández & Izquierdo Arroyo (1982)). “Cualquier expresión del pensamiento humano” era una definición de “documento” utilizada frecuentemente entre los documentalistas. En Estados Unidos se utilizaron ampliamente las frases “el registro gráfico” y “el libro genérico”. Esto fue conveniente para ampliar el alcance del campo para incluir imágenes y otros materiales gráficos y audiovisuales. Paul Otlet (1868-1944), es conocido por su observación de que los documentos podían ser tridimensionales, lo que permitió la inclusión de la escultura. A partir de 1928, los documentalistas probablemente incluyeron los objetos de museo dentro de las definiciones de “documento” (por ejemplo, Dupuy-Briet 1933).

La abrumadora preocupación práctica de los documentalistas eran los documentos impresos, por lo que la cuestión de hasta qué punto podría ampliarse la definición de “documento” recibió poca atención directa. Sin embargo, algún escritor reflexivo ocasional tocaba el tema, tal vez porque estaba interesado en alguna forma novedosa de objeto significativo, como juguetes educativos, o por un deseo de generalizar.

Paul Otlet: Objetos como documentos

Otlet amplió la definición de “documento” a mitad de su Traité de documentación de 1934. Los registros gráficos y escritos son representaciones de ideas o de objetos, escribió, pero los objetos en sí pueden considerarse “documentos” si uno está informado por observación de ellos. Como ejemplos de tales “documentos”, Otlet cita objetos naturales, artefactos, objetos con huellas de actividad humana (como hallazgos arqueológicos), modelos explicativos, juegos educativos y obras de arte (Otlet 1934, p. 217; también Otlet 1990, pp. .153 y 197, e Izquierdo Arroyo 1995).

En 1935 Walter Schuermeyer escribió: “Hoy en día se entiende por documento cualquier base material para ampliar nuestros conocimientos que esté disponible para su estudio o comparación”. (“Man versteht heute unter einem Dokument jede materielle Unterlage zur Erweiterung unserer Kenntnisse, die einem Studium oder Vergleich zugaenglich ist.” Schuermeyer 1935, p. 537).

De manera similar, el Instituto Internacional de Cooperación Intelectual, una agencia de la Sociedad de Naciones, desarrolló, en colaboración con la Union Français des Organismes de Documentation, definiciones técnicas de “documento” y términos técnicos relacionados en versiones en inglés, francés y alemán y adoptó:

“Documento: Toda base de conocimiento, material fijo, susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o preparación. Ejemplos: manuscritos, impresiones, representaciones gráficas o figuras, objetos de colecciones, etc…

Documento: Cualquier fuente de información, en forma material, capaz de ser utilizada como referencia o estudio o como autoridad. Ejemplos: manuscritos, impresos, ilustraciones, esquemas, especímenes de museo, etc…

Dokument : Dokument is jeder Gegenstand, der zur Belehrung, zum Studium oder sur Beweisfuehrung dienen kann, zB Handschriften, Drucke, graphische oder bildliche Darstellungen, usw….” (Anón. 1937: 234)

Suzanne Briet: La evidencia física como documento

Una persona que durante años había estado involucrada en debates sobre la naturaleza de la documentación y los documentos, abordó la extensión del significado de “documento” con inusual franqueza. Suzanne Briet (1894-1989), también conocida como Suzanne Dupuy y Suzanne Dupuy-Briet, trabajó como bibliotecaria y documentalista de 1924 a 1954 (Lemaître y Roux-Fouillet 1989; Buckland 1995).

En 1951 Briet publicó un manifiesto sobre la naturaleza de la documentación, Qu’est-ce que la documentación , que comienza con la afirmación de que “Un documento es prueba en apoyo de un hecho”. (“Un document est une preuve à l’appui d’un fait” (Briet, 1951, 7). Luego explica: Un documento es “cualquier signo físico o simbólico, conservado o registrado, destinado a representar, reconstruir o demostrar un fenómeno físico o conceptual”. (“Tout indice concret ou symbolique, conservé ou enregistré, aux fins de représenter, de reconstituer ou de prouver un phénomène ou physique ou intellectuel.” p. 7.) La implicación es que la documentación debe no debe verse como una cuestión relacionada con los textos sino con el acceso a las pruebas.

El antílope como documento.

Briet enumera seis objetos y pregunta si cada uno de ellos es un documento.

Objeto — ¿Documento?
Estrella en el cielo — No
Foto de estrella — Sí
Piedra en el río — No
Piedra en museo — Sí
Animal en estado salvaje — No
Animal en zoológico — Sí

Se habla de un antílope. Un antílope que corre salvajemente por las llanuras de África no debería considerarse un documento, opina. Pero si fuera capturado, llevado a un zoológico y convertido en objeto de estudio, se habría convertido en un documento. Se ha convertido en evidencia física utilizada por quienes la estudian. No sólo eso, sino que los artículos académicos escritos sobre el antílope son documentos secundarios, ya que el antílope en sí es el documento principal.

Las reglas de Briet para determinar cuándo un objeto se ha convertido en documento no están claras. Sin embargo, de su discusión inferimos que:

1. Hay materialidad: Objetos físicos y signos físicos únicamente;

2. Hay intencionalidad: Se pretende que el objeto sea tratado como prueba;

3. Los objetos deben ser procesados: deben convertirse en documentos; y pensamos,

4. Hay una posición fenomenológica: el objeto se percibe como un documento.

Esta situación recuerda las discusiones sobre cómo una imagen se convierte en arte enmarcándola como arte. ¿Quiso decir Briet que así como el “arte” se convierte en arte “enmarcándolo” (es decir, tratándolo) como arte, un objeto se convierte en un “documento” cuando se lo trata como un documento, es decir, como un signo físico o simbólico, preservado o conservado? ¿Registrado, destinado a representar, reconstruir o demostrar un fenómeno físico o conceptual? Las fuentes de estas opiniones no quedan claras, aunque sí menciona en este contexto a su amigo Raymond Bayer, profesor de filosofía en la Sorbona, especializado en estética y fenomenología.

Ron Day (1996) ha sugerido, muy plausiblemente, que el uso que hace Briet de la palabra “índice” es importante, que es la indexicalidad -la cualidad de haber sido colocado en una relación organizada y significativa con otra evidencia- lo que da un objeto. su estatus documental.

Donker Duyvis: una dimensión espiritual de los documentos

Frits Donker Duyvis (1894-1961), que sucedió a Paul Otlet como figura central de la Federación Internacional de Documentación, personificó la mentalidad modernista de los documentalistas en su dedicación a la trinidad de gestión científica, estandarización y control bibliográfico como complementarios y mutuamente reforzar las bases para lograr el progreso (Anón., 1964). Sin embargo, Donker Duyvis no era un materialista. Adoptó la opinión de Otlet de que un documento era una expresión del pensamiento humano, pero lo hizo en términos de su interés por la obra de Rudolf Steiner (1861-1925), fundador de la Antroposofía, un movimiento espiritual basado en la noción de que existe una mundo espiritual comprensible para el pensamiento puro y accesible sólo a las facultades más elevadas del conocimiento mental. Como resultado, Donker Duyvis era sensible a lo que ahora podríamos llamar los aspectos cognitivos del medio del mensaje. Él escribió que:

“Un documento es el depósito de un pensamiento expresado. En consecuencia, su contenido tiene un carácter espiritual. El peligro de que la unificación brusca de la forma externa ejerza una repercusión en el contenido al hacer que este último carezca de carácter e impersonal, no es ilusorio… En Al normalizar la forma y la disposición de los documentos es necesario restringir esta actividad a aquella que no afecta los contenidos espirituales y que sirve para eliminar una variedad realmente irracional.” (Donker Duyvis, 1942. Traducción de Voorhoeve, 1964, 48)

Ranganathan: Micropensamiento sobre una superficie plana

El teórico indio SR Ranganathan, habitualmente tan metafísico, adoptó una posición curiosamente estrecha y pragmática sobre la definición de “documento”, resistiéndose incluso a la inclusión de materiales audiovisuales como las comunicaciones por radio y televisión. “Pero no son documentos, porque no son registros de materiales aptos para su manipulación o conservación. Se mencionaron estatuas, piezas de porcelana y los materiales expuestos en un museo porque transmiten pensamientos expresados ​​de alguna manera. Pero ninguno de estos es un documento, ya que no es un registro sobre una superficie más o menos plana.” (Ranganathan, 1963).

La visión de Ranganathan de “documento” como sinónimo de “micropensamiento encarnado” en papel “u otro material, apto para manipulación física, transporte a través del espacio y preservación a través del tiempo” fue adoptada por la Indian Standards Institution (1963, 24), con una nota que explica que el término “documento” “ahora se utiliza para incluir cualquier pensamiento encarnado, micro o macro y si la encarnación física es exclusiva de una obra o es compartida por más de una obra”.

Otros también tuvieron una visión limitada de lo que eran los documentos. En Estados Unidos, dos autores muy influyentes optaron por una visión de los documentos que era sólo una extensión de los registros textuales para incluir las comunicaciones audiovisuales. Louis Shores popularizó la frase “el libro genérico” (p. ej., Shores, 1977) y Jesse H. Shera utilizó “el registro gráfico” con prácticamente el mismo significado (p. ej., Shera, 1972). Shera desestimó gratuitamente la noción de Briet de los documentos como prueba.

Antropología: cultura material

Otlet fue explícito en que su visión de “documento” incluía hallazgos arqueológicos, rastros de actividad humana y otros objetos que no estaban destinados a la comunicación. “Las colecciones de objetos reunidos con fines de preservación, ciencia y educación son esencialmente de carácter documental (museos y gabinetes, colecciones de modelos, especímenes y muestras). Estas colecciones se crean a partir de elementos que se encuentran en la naturaleza en lugar de ser delineados o descritos con palabras. ; son documentos tridimensionales.” (Otlet, 1920. Traducción de Otlet 1990, 197).

La noción de objetos como documentos se asemeja a la noción de “cultura material” entre los antropólogos culturales “para quienes los artefactos aportaron evidencia importante en la documentación e interpretación de la experiencia estadounidense”. (Ames 1985, ix) y en museología (por ejemplo, Kaplan 1994; Pearce 1990).

Semiótica: “Texto” y “objeto-como-signo”

Las ideas de Briet sobre la naturaleza de un “documento” invitan a la discusión en relación con la semiótica. En este contexto notamos la discusión de Dufrenne sobre la distinción entre objetos estéticos y objetos significativos:

“La función de tales objetos [significativos] no es servir a alguna acción o satisfacer alguna necesidad sino dispensar conocimiento. Podemos, por supuesto, llamar a todos los objetos significativos en algún sentido. Sin embargo, debemos seleccionar aquellos objetos que hacen más que significan simplemente para prepararnos para alguna acción y que no se agotan simplemente en el cumplimiento de la tarea. Los textos científicos, los catecismos, los álbumes de fotografías y, en una escala más modesta, las señales son todos signos cuya significación nos involucra en una actividad sólo después de habernos proporcionado primero la información.” (Dufrenne 1973, 114).

Podemos observar que al incluir objetos de museo y otros objetos “encontrados”, “cualquier signo físico o simbólico” de Briet parece incluir tanto signos humanos como signos naturales. Otros desarrollaron la noción de “objeto-como-signo”. Roland Barthes, por ejemplo, al analizar “la semántica del objeto”, escribió que los objetos “funcionan como vehículos de significado: en otras palabras, el objeto efectivamente cumple algún propósito, pero también sirve para comunicar información: podríamos resumirlo arriba diciendo que siempre hay un significado que desborda el uso del objeto”. (Barthes, 1988, 182). Podemos observar el uso generalizado de la palabra “texto” para caracterizar patrones de fenómenos sociales que no están hechos de palabras o números, pero parece haber habido relativamente poca atención a la superposición entre semiótica y ciencia de la información. (Véase, sin embargo, la cuidadosa discusión de Warner 1990.)

Comentarios

Una diferencia entre los puntos de vista de los documentalistas discutidos anteriormente y los puntos de vista contemporáneos es el énfasis que ahora se pondría en la construcción social del significado, en la percepción del espectador sobre el significado y el carácter probatorio de los documentos. Actualmente se considera generalmente que la “relevancia”, un concepto central en los estudios de recuperación de información, es situacional y la atribuye el espectador. En terminología semiótica,

“…los signos nunca son objetos naturales… La razón es simplemente que la propiedad de ser signo no es una propiedad natural que pueda buscarse y encontrarse, sino una propiedad que se le da a los objetos, ya sean naturales o artificiales. , a través del tipo de uso que se hace de ellos. Tanto como objetos como como medios, los signos deben ser tratados como algo inventado y, en este sentido, se correlacionan con las acciones. (Sebeok 1994, v. 1, p. 18).

La noción de Briet de los documentos como evidencia puede ocurrir al menos de dos maneras. Uno de los propósitos de los sistemas de información es almacenar y mantener el acceso a cualquier evidencia que se haya citado como prueba de alguna afirmación. Otro enfoque es que la persona en condiciones de organizar artefactos, muestras, especímenes, textos u otros objetos considere lo que podría decirnos sobre el mundo que los produjo y luego, habiendo desarrollado alguna teoría sobre su significado, coloque el objeto en evidencia , para ofrecerla como prueba por la forma en que está ordenada, indexada o presentada. De esta manera, los sistemas de información pueden usarse no sólo para encontrar material que ya está en evidencia, sino también para organizar el material de manera que alguien pueda usarlo como evidencia (nueva) para algún propósito. (Wilson 1995).

La noción en evolución de “documento” entre Otlet, Briet, Schürmeyer y otros documentalistas enfatizaba cada vez más todo lo que funcionaba como documento en lugar de las formas físicas tradicionales de los documentos. El cambio hacia la tecnología digital parece hacer que esta distinción sea aún más importante. Los reflexivos análisis de Levy han demostrado que el énfasis en la tecnología de los documentos digitales ha impedido nuestra comprensión de los documentos digitales como documentos (por ejemplo, Levy 1994). Un documento convencional, como un mensaje de correo o un informe técnico, existe físicamente en la tecnología digital como una cadena de bits, pero también ocurre lo mismo con todo lo demás en un entorno digital. En este sentido, cualquier carácter distintivo de un documento como forma física se reduce aún más y la discusión sobre “¿Qué es un documento digital?” Se vuelve aún más problemático a menos que recordemos el camino del razonamiento subyacente en las discusiones en gran medida olvidadas sobre los objetos de Otlet y el antílope de Briet.

Posdata: Documentando el antílope

La discusión de Briet sobre un antílope como documento es bastante específica: el antílope era de África; era una especie recién descubierta; y fue llevado al Jardin des Plantes del Muséum National d’Histoire Naturelle de París. Su relato se lee como si se estuviera refiriendo a un antílope real que conocía. En 1947, poco antes de que apareciera el libro de Briet, el Muséum National d’Histoire Naturelle anunció el descubrimiento de un nuevo antílope africano -tragelaphus scriptus reidae , una subespecie de antílope-, pero no hay indicios de que un espécimen haya sido llevado a París (Babault 1947). La documentación de los antílopes revela que se descubrieron muy pocas especies nuevas durante la vida de Briet y la evidencia documental del antílope de Briet se nos ha escapado. Apropiadamente, descubrimos que algunos creen que la palabra “antílope” en sí misma deriva de la palabra etíope para el escurridizo unicornio.

Agradecimientos : Agradezco los útiles comentarios de Ron Day, W. Boyd Rayward y Patrick Wilson. Anteriormente, se presentaron versiones más breves de este artículo en el Quinto Congreso de la Asociación Internacional de Estudios Semióticos, Berkeley, 1994 (Buckland & Day de próxima publicación) y en la Preconferencia sobre la historia de la ciencia de la información en la Sociedad Estadounidense de Ciencias de la Información 1995. Reunión Anual, Chicago, 8 de octubre de 1995.

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